Všeobecné zmluvne podmienky

spoločnosti Videocom Štancel, s r.o. – Sport Timing, so sídlom Hlavné námestie 37, 060 01 Kežmarok, IČO: 36485195 (ďalej len „Zhotoviteľ“ alebo „STS“) pre poskytovanie služieb v oblasti komplexného zabezpečenia podujatí, a to merania časov, spracovania výsledkov a TV prenosu s TV grafikou prepojenou s informačným systémom na akciách, a s tým spojených činností– časomiera a TV prenos.

I. Úvodné ustanovenia

1. Pojmom „VZP“ sa rozumejú tieto Všeobecné zmluvne podmienky
2. „Zhotoviteľom“ sa rozumie spoločnosť Videocom Štancel s r.o. so sídlom Hlavné námestie 37, 06001 Kežmarok, IČO: 36485195
3. „Objednávateľom“ sa rozumie konkrétny záujemca o poskytnutie služieb spoločnosti STS, fyzická alebo právnická osoba. Ďalej uvedená len ako “organizátor”, v zastúpení poverenou osobou, s ktorou zhotoviteľ uzatvára zmluvu o dielo týkajúca sa služieb poskytujúcich STS v aktuálnom ponukovom liste spoločnosti.
4. „Akciou“ sa rozumie uskutočnené podujatie, konané spravidla v rámci jedného alebo viacerých po sebe idúcich dní s tým, že v rámci žiadneho výstupu – výsledkov danej kategórie, triedy počas takéhoto podujatia sa nebudú konať pod rovnakým označením ( Názov podujatia ) dve podujatia.
5. „Zmluvou“ alebo „Zmluvou o dielo“ sa rozumie každá zmluva uzavretá medzi zhotoviteľom a objednávateľom, ktorá na tieto VZP odkazuje a týka sa zaistenia služieb zhotoviteľa v oblasti časomiery, TV prenosov a iných služieb v rámci aktuálneho cenníka STS.

II. Predmet plnenia

1. Predmet plnenia v rámci jednotlivých zákazkách bude konkretizovaná v objednávke na dané podujatie, ktorá bude prílohou k faktúre alebo Zmluve o dielo.
2. Súčasťou plnenia zhotoviteľa je evidencia účastníkov v informačnom systéme alebo vo zvolenom softvéri na spracovanie výsledkov, listiny účastníkov, meranie časov na určených meracích bodoch, zverejňovanie výsledkov pre divákov a distribúcia informácií pre jazdcov, pretekárov na zobrazovacích zariadeniach.
3. V prípade, že nie je uvedené inak, zhotoviteľ nie je povinný plniť služby na podujatí bez nároku na hospodársku, či finančnú odmenu
4. Pri výbere online štartovného a poplatkov s tým spojených v mene organizátora, je organizátor povinný dodať včas všetky náležité podklady pre výber štartovného a poplatkov na podujatí
5. STS nie je povinný výberať štartovného a poplatkov v deň podujatia na mieste konania podujatia.

III. Súčinnosť objednávateľa

1. Objednávateľ je povinný zabezpečiť pracovné prostredie pre výkon práce pre zhotoviteľa.
2. Objednávateľ na svoje náklady povinný zhotoviteľovi v rámci konania akcie umožniť v priestore a na stanovištiach určených na meranie a výsledky (priestory štartu, cieľa a medzičasy podujatia) bezplatne umiestniť potrebnú techniku (priestor pre technické vozidlo aspoň 5×5 m, prípadne miestnosť s veľkosťou aspoň 8m2, s teplotou na minimálne +1°C) s možnosťou napojenia na zdroj el. energie 220V. Takýto priestor sa objednávateľ zaväzuje zhotoviteľovi poskytnúť podľa jeho požiadaviek najmenej počas dňa, ktorý predchádza prvému dňu konania podujatia.
3. Objednávateľ je povinný zhotoviteľovi poskytnúť v dostatočnom časovom predstihu (najmenej 30 dní vopred) potrebné údaje o podujatí s uvedením kontaktnej osoby zaisťujúcu koordináciu príprav daného podujatia tak, aby mohlo byť zahájené on-line registrovanie účastníkov podujatia podľa požiadaviek.
4. V prípade spustenia registrácie mimo objednávku služieb ohľadom registrácie od STS je rovnakým spôsobom ako v bode III.3. objednávateľ povinný poskytnúť zhotoviteľovi pre potreby registrácie účastníkov podujatia a spracovaniu ich výsledkov riadne spracované informácie v tabuľkovej štruktúrovanej forme o tom, ktorí účastníci podujatia riadne uhradili štartovné tak, aby bolo možné z podujatia vyradiť tie osoby, ktoré nesplnili podmienky pre účasť.
5. Zodpovednosť voči tretím stranám a zodpovednosť pri zverení materiálu tretím stranám pre výkon práce na podujatí zodpovedá ako zhotoviteľ za zverený materiál od organizátora tak aj, organizátor zhotoviteľovi v plnej výške k okamžitej náhrade.
6. Ak v konkrétnej zmluve nie je ustanovené inak, objednávateľ zodpovedá zhotoviteľovi za vrátenie čipov (tagov alebo transpondérov) od účastníkov jednotlivých pretekov, ktoré budú predané zhotoviteľom v rámci ich prezentácie pred štartom pretekov, po ukončení pretekov späť zhotoviteľovi a to v počte, odpovedajúcom odprezentovanému množstvu účastníkov takých pretekov. Za každý chýbajúci čip ( transpondér alebo tag ) je objednávateľ po ukončení podujatia povinný uhradiť zhotoviteľovi náhradu vo výške maloobchodnej ceny aj so započítanou dopravou a príslušnými poplatkami na zhotovenie nového čipu. Rovnako tak objednávateľ ručí za všetku škodu, ktorá zhotoviteľovi vznikne na jeho zariadeniach a vybavení použitom pri plnení jeho záväzkov podľa uzatvorenej Zmluvy o dielo alebo v súvislosti s ním, a to vrátane škôd, takto spôsobených účastníkmi podujatia okrem škôd, ktoré vzniknú vinou zhotoviteľa pri výkone práce v rámci podujatia.
7. Objednávateľ je povinný v rámci lepšieho hospodárenia na podujatí dodať potrebný personál z radov dobrovoľníkov a koordinovať prácu z radov činovníkov, licencovaných činovníkov a poverených osôb delegovaných na dané podujatie.

IV. Povinnosti zhotoviteľa

1. Zhotoviteľ je povinný poskytnúť objednávateľovi všetky služby uvedené v technickej špecifikácií v prílohe zmluvy o dielo alebo podľa definovaného štandardu uvedeného na stránkach zhotoviteľa, na základe ktorých sa vypracovala ponuka služieb. Ak nie je stranami stanovené inak, bude zhotoviteľ povinný zaistiť registráciu účastníkov online 30 dní pred konaním podujatia a ďalej ich prezentáciu v mieste pretekov od 7:00 hod prvého dňa konania podujatia do prvej hodiny pred odštartovaním konkrétnych pretekov príslušnej kategórie. Pre meranie časomiery pretekov každej kategórie zhotoviteľ zaistí merací bod v cieli prípadne merací bod na medzičase podľa uvedenej špecifikácie.
2. O prevedení služieb podľa uzavretej zmluvy v rámci celého podujatia bude spísaný Protokol o odovzdaní prác, ktorý zhotoviteľ po ukončení podujatia predá v jednom vyhotovení objednávateľovi, ktorý bude oprávnený do takéhoto zápisu uviesť svoje prípadné námietky voči kvalite dodaných služieb.
3. Príjem protestov jednotlivých pretekárov k výsledkom alebo priebehu jednotlivých kategórií pretekov bude objednávateľ zaisťovať s tým, že jednotlivé protesty týkajúce sa služieb zhotoviteľa (údaje vo výsledkových listinách) bude zhotoviteľ povinný na základe podnetu objednávateľa riešiť po dobu 14 dní od skončenia podujatia.
4. Výsledky pretekov v rámci jednotlivých kategórií a definovaných skupín ak sú, budú zhotoviteľom vždy po skončení každého podujatia predané objednávateľovi ako v listinnej podobe (výsledková listina), tak v elektronickom formáte (PDF). Po vyžiadaní objednávateľa aj v iných v ten deň dostupných formátoch. Objednávateľ je s takto predanými údajmi (dátami) oprávnený nakladať až potom, keď bude úplne uhradená cena služieb podľa uzatvorenej zmluvy, na základe ktorej budú takéto dáta objednávateľovi predané.
5. Všetky údaje o účastníkoch sú majetkom objednávateľa v plnom rozsahu a zhotoviteľ má právo ich využívať za účelom propagácie daného podujatia, a ktoré môže byť súčasťou vyššej ligy, v ktorej je zaradené.
6. Zhotoviteľ je oprávnený v prípade, že mu technické podmienky alebo iné závažné okolnosti nebudú dovoľovať splniť záväzky z uzatvorenej zmluvy, od uzatvorenej zmluvy odstúpiť písomným oznámením objednávateľovi. Pokiaľ tak urobí, náleží objednávateľovi odstupné vo výške 50,-Eur a to v prípade, že k odstúpeniu dôjde 60 a viac dní pred dohodnutým konaním podujatia.
7. Zhotoviteľ je oprávnený delegovať právomoci z uzatvorenej Zmluvy o dielo s objednávateľom tretej strane pri dodržaní dohodnutých podmienok platných v Zmluve o dielo. Ak mam problem a posuniem preteky inym aby ich spravili a chcem aby boli fakturovane odo mna?

1. Spracovanie osobných údajov

1. Osobné údaje o jednotlivých účastníkoch podujatia v rámci podujatia zhotoviteľ od jednotlivých účastníkov preberá menom objednávateľa a tieto osobné údaje bude menom objednávateľa taktiež spracovávať v rámci realizovaného merania a vyhodnocovania výsledkov každej kategórie pretekov alebo skupiny. Za oprávnenosť prevzatia takých osobných údajov ako aj nakladanie s nimi v rámci plnenia záväzkov zhotoviteľa podľa každej uzatvorenej zmluvy odpovedá z hľadiska plnených povinností podľa platných právnych noriem objednávateľ.
2. Objednávateľ následne uzatvorením konkrétnej Zmluvy o dielo na zaistenie služieb upravených týmito VZP dáva zhotoviteľovi výslovný a úplný súhlas zo spracovaním všetkých osobných údajov, ktoré zhotoviteľ jeho menom od jednotlivých účastníkov v rámci plnenia svojich záväzkov podľa takejto zmluvy získa, pri plnení záväzkov zhotoviteľ podľa uzatvorenej zmluvy a to spôsobom, ktorý takáto zmluva a tieto VZP predpokladajú, vrátane ich zverejnením na výsledkových listinách jednotlivých kategórií pretekov (zhotoviteľ sa zaväzuje na výsledkových listinách minimalizovať osobné údaje účastníkov pretekov na mieru potrebnú pre ich rozlíšenie).
3. Zhotoviteľ je oprávnený do podujatia odmietnuť prihlásiť účastníka, ktorý nedá zhotoviteľovi súhlas k spracovaniu jeho osobných údajov v rámci plnenia záväzkov zhotoviteľa podľa uzatvorenej zmluvy alebo týchto VZP.

1. Cenová dohoda

1. Celková cena služieb podľa konkrétnej zmluvy týkajúcej sa jedného podujatia bude stranami dohodnutá v rámci príslušnej Zmluvy o dielo. Súčasťou ceny služieb nie je stravné personálu(teplá strava – a to raňajky, obed, večera) a nocľah v mieste konania podujatia, ktoré bude, pokiaľ objednávateľ pre zhotoviteľa stravu a nocľah nezaistí na svoje náklady sám, k cene služieb účtované zvlášť.
2. Nie je v týchto VZP alebo príslušnej zmluve účastníkmi stanovené inak, rozumie sa tam uvedenými cenami ceny bez DPH, ktoré budú pri vyúčtovaní k týmto cenám pripočítané vo výške, stanovenej pre dané obdobie príslušným právnym predpisom.
3. V prípade, že objednávateľ jednostranne odstúpi od zmluvy, alebo zruší podujatie a tým zanikne aj uzatvorená zmluva o dielo, bude objednávateľ povinný uhradiť zhotoviteľovi odstupné (storno poplatok) vo výške:

50% z dohodnutej ceny služieb zhotoviteľa, a to v prípade, že ku zrušeniu pôjde 60 a viac dní pred jeho dohodnutím konaním,

80% z dohodnutej ceny služieb zhotoviteľa, a to v prípade, že ku zrušeniu podujatia dôjde v rozmedzí 59 až 30 dní pred jeho dohodnutým konaním

100% z dohodnutej ceny služieb zhotoviteľa, a to v prípade, že k zrušeniu podujatia dôjde menej než 30 dní pred jeho dohodnutým konaním.

4. Pokiaľ sa zmluvné strany na zrušení podujatia dohodnú, riadi sa výška odstupného takouto dohodou, ktorá musí byť vykonaná písomne. Nie je v takej dohode odstupné stanovené, potom činí 30% z dohodnutej ceny služieb zhotoviteľa.
5. Nie je zmluvou účastníkmi stanovené inak, objednávateľ je povinný uhradiť zhotoviteľovi zálohovú faktúru vo výške 50% z dohodnutej ceny služieb. Dátum vystavenia zálohovej faktúry je dátum podpísania Zmluvy o dielo medzi zhotoviteľom a objednávateľom, splatnosť faktúry je 14 dní.
6. Cena služieb bude zhotoviteľom účtovaná po skončení podujatia a vyhotovení Preberacieho protokolu podujatia faktúrou zo splatnosťou 14 dní odo dňa jej vystavenia. Faktúra sa má za doručenú 3 dňom po jej odoslaní.
7. V prípade omeškania s úhradou vystavenej faktúry bude objednávateľ povinný uhradiť zhotoviteľovi zmluvnú pokutu vo výške 0,5% z dlžnej čiastky za každý deň omeškania.
8. Strany nie sú oprávnené vzájomne započítavať svoje pohľadávky vzniknuté na základe uzatvorenej Zmluvy o dielo alebo v súvislosti s ňou.

VII. Sankcie

1. Po dobu omeškania objednávateľa s úhradou jeho splatných záväzkov voči zhotoviteľovi nie je zhotoviteľ povinný plniť služby podľa uzatvorenej zmluvy. Tím nie je dotknutý nárok zhotoviteľa na zmluvnú odmenu (cenu služieb) podľa tejto zmluvy.
2. V prípade omeškania zhotoviteľa s plnením jeho záväzkov podľa uzatvorenej zmluvy je objednávateľ oprávnený od uzatvorenej zmluvy odstúpiť bez nároku zhotoviteľa na odstupné. Rovnako tak je oprávnený od zmluvy odstúpiť zhotoviteľ v prípade, že objednávateľ bude v omeškaní s plnením niektorej z jeho povinností podľa uzatvorenej zmluvy.
3. V prípade odstúpenia od zmluvy sa zmluva ruší okamžikom doručenia písomného oznámenia o odstúpení príslušnej zmluvnej strane s tým, že zmluva zaniká ku dňu takéhoto doručenia. K uvedenému dňu sa tiež uskutoční konečné vyúčtovanie. Nároky strán z takej zmluvy do tej doby vzniknutej nebudú odstúpením dotknuté.

VIII. Záverečné ustanovenia

1. Ak nie je zmluvou účastníkmi ustanovené inak, riadia sa práva a povinnosti účastníkov z takejto zmluvy a týchto VZP vyplývajúcich alebo s nimi súvisiacimi príslušnými ustanoveniami obchodného zákonníka.
2. Obsah uzatvorenej zmluvy môžu účastníci meniť a dopĺňať výhradne formou písomných dodatkov alebo iných písomných dojednania zmluvných strán.
3. Súčasťou každej uzatvorenej zmluvy bude technická špecifikácia služieb zhotoviteľa a tieto VZP.

4. Zhotoviteľ si vyhradzuje právo dopĺňať a meniť tieto VZP.

5. K dojednaniu prípadných sporov účastníkov ohľadom ich nárokov z uzatvorenej zmluvy je v zmysle ust. § 89a o.s.r. miesto príslušný Okresný súd v Kežmarku.

V Kežmarku 1.7.2016

Videocom Štancel, s r.o. – Sporttiming
vypracoval: Ing. Šimon Štancel,